L'utente, che ritenga di aver subito un disservizio dal fornitore del servizio postale, può rivolgersi all'Autorità "nei casi in cui il reclamo non abbia avuto esito ritenuto soddisfacente". Le modalità per chiedere all'Agcom la definizione della controversia sono state disciplinate dal Regolamento in materia di definizione delle controversie derivanti dai reclami nel settore postale - delibera 184/13/CONS - con il quale si prevede una procedura celere, semplice, efficace e poco onerosa:
- l'utente deve presentare reclamo per lamentare il presunto disservizio subito, al fornitore del servizio postale, che è tenuto, entro 45 giorni, a comunicare la propria decisione in merito;
- nei casi in cui la risposta del fornitore del servizio postale venga ritenuta insoddisfacente (o nei casi in cui l’operatore non dia riscontro al reclamo nei termini previsti), l'utente può presentare istanza di conciliazione, che si svolge in sede locale con l'eventuale assistenza di una delle associazioni nazionali dei consumatori e degli utenti. La procedura di conciliazione deve concludersi, con la redazione di un verbale, entro sessanta giorni dalla presentazione dell'istanza;
- qualora la procedura di conciliazione abbia avuto un esito, in tutto o in parte, insoddisfacente, l'utente può chiedere all'Autorità, inviando il Formulario CP, di definire la controversia, avvalendosi eventualmente anche dell'assistenza di una delle associazioni nazionali dei consumatori e degli utenti.
Tale procedura fa salva, comunque, la facoltà dell'utente di adire l'Autorità giudiziaria, indipendentemente dalla presentazione di un reclamo e dell'istanza di conciliazione. Resta percorribile, infine, l'ipotesi di attivare i meccanismi di risoluzione extragiudiziale delle controversie previsti dal decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28.